Datenschutz in Personalverwaltungssystemen -Teil 1-
Datenschutz in Personalverwaltungssystemen: So sichern Sie sensible Daten effektiv ab
In der modernen Arbeitswelt ist der Schutz von personenbezogenen Daten ein zentrales Thema. Personalverwaltungssysteme (HR-Systeme) speichern und verarbeiten zahlreiche sensible Informationen über Mitarbeiter, darunter Gehaltsdaten, Urlaubsansprüche und Leistungsbeurteilungen. Datenschutz ist hier nicht nur eine gesetzliche Pflicht gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sondern auch eine entscheidende Vertrauensfrage. Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen, signalisieren ihren Mitarbeitenden, dass ihre Privatsphäre geschützt wird, was das Vertrauen stärkt und zu einer höheren Zufriedenheit führt.
In unserer 4-teiligen Beitragsreihe zeigen wir Ihnen, wie Sie den Datenschutz in den verschiedenen Phasen eines Personalverwaltungssystems integrieren können und warum die frühzeitige Einbindung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) entscheidend ist.
In 8 Schritten zum HR-System
Im 1.Teil erläutern wir, wie Sie in 8 Schritten der Implementierung eines HR-Systemes näher kommen. Von der Planung bis zur Beschaffung.
1. Bedarfsermittlung: Anforderungen klar definieren
Die Einführung eines neuen Personalverwaltungssystems beginnt mit einer präzisen Bedarfsermittlung. Hierbei wird festgelegt, welche Funktionen das System bieten muss, um die Anforderungen der Fachabteilungen und der gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Besonders wichtig ist es, schon in dieser frühen Phase Datenschutzanforderungen einzubeziehen. Hier ein bewährter Ablauf:
- Interviews und Workshops mit Fachabteilungen: Holen Sie Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen ein, um sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse erfasst werden.
- Analyse bestehender Systeme: Analysieren Sie, welche Prozesse und Daten bereits vorhanden sind und welche verbessert werden müssen.
- Erstellung eines Anforderungskatalogs: Halten Sie alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen, einschließlich der datenschutzrechtlichen Aspekte, in einem Katalog fest.
Ein externer Datenschutzbeauftragter, wie die Experten der Konzept 17 GmbH, kann in dieser Phase wertvolle Unterstützung bieten. Sie helfen dabei, datenschutzrechtliche Anforderungen klar zu definieren und sicherzustellen, dass diese von Anfang an berücksichtigt werden.
2. Einsatzbereiche festlegen: Wer nutzt das System und wie?
Nach der Bedarfsermittlung ist es entscheidend, die Einsatzbereiche des neuen Systems klar zu definieren. Welche Abteilungen werden das System nutzen und welche Prozesse werden damit unterstützt? Ebenso muss festgelegt werden, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten haben und wie der Zugriff beschränkt wird.
Wichtige Fragen, die in dieser Phase beantwortet werden sollten:
- Welche Abteilungen sind betroffen?: Welche Bereiche des Unternehmens benötigen Zugriff auf die im System gespeicherten Daten?
- Zugriffsrechte und Berechtigungen: Wer erhält welche Rechte, und wie wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben?
- Integration in bestehende Systeme: Wie kann das neue HR-System in die bestehende IT-Infrastruktur eingebettet werden, um nahtlose Abläufe zu gewährleisten?
Ein Datenschutzbeauftragter kann dabei helfen, diese Fragen datenschutzkonform zu beantworten und sicherzustellen, dass alle relevanten Prozesse geschützt werden.
3. Prozessdefinition: Arbeitsabläufe effizient gestalten
Eine detaillierte Prozessdefinition stellt sicher, dass alle Aufgaben effizient und datenschutzkonform im System abgebildet werden. Dazu gehören die Dokumentation von Arbeitsabläufen, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Definition von Zugriffsrechten.
Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden:
- Prozesshandbuch: Erstellen Sie ein detailliertes Handbuch, das alle datenschutzrelevanten Abläufe umfasst.
- Verantwortlichkeiten zuweisen: Definieren Sie, wer für welche Prozesse verantwortlich ist.
- Zugriffsrechte festlegen: Bestimmen Sie, welche Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen dürfen und wie Zugriffe überwacht werden.
Durch eine klare Prozessdefinition, die gemeinsam mit einem DSB erarbeitet wird, können Unternehmen sicherstellen, dass sensible Daten optimal geschützt sind.
4. Pflichtenheft erstellen: Datenschutzanforderungen festhalten
Das Pflichtenheft ist die zentrale Grundlage für die Ausschreibung und die Auswahl des neuen Systems. Hier werden alle Anforderungen detailliert beschrieben, insbesondere die datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Ein vollständiges Pflichtenheft sollte folgende Punkte enthalten:
- Funktionale Anforderungen: Welche Funktionen müssen das System bieten?
- Nicht-funktionale Anforderungen: Anforderungen an Sicherheit, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit.
- Datenschutzanforderungen: Welche Vorgaben der DSGVO müssen erfüllt werden, z. B. Privacy by Design und Privacy by Default.
- Technische Anforderungen: Welche technischen Voraussetzungen muss das System erfüllen, z. B. für die IT-Integration?
Der Datenschutzbeauftragte hilft, datenschutzrechtliche Anforderungen präzise im Pflichtenheft zu formulieren, damit die spätere Auswahl des Systems auf einer rechtssicheren Basis erfolgt.
5. Ausschreibung und Produktvergleich: Das beste System finden
Nachdem das Pflichtenheft erstellt wurde, beginnt die Ausschreibung. Ziel ist es, das beste Personalverwaltungssystem zu identifizieren, das alle Anforderungen erfüllt – inklusive der höchsten Datenschutzstandards.
In dieser Phase sollten Sie:
- Ausschreibungsunterlagen erstellen: Fassen Sie alle Anforderungen zusammen, um geeignete Anbieter zu finden.
- Angebote bewerten: Vergleichen Sie die eingehenden Angebote anhand der im Pflichtenheft festgelegten Kriterien.
- Datenschutzaspekte überprüfen: Der Datenschutzbeauftragte bewertet die Angebote, um sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden.
6. Produkttests: Datenschutz in der Praxis
Nach der Auswahl der besten Systeme sollten umfassende Produkttests durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das System alle Anforderungen erfüllt und DSGVO-konform arbeitet.
Wichtige Schritte im Testprozess:
- Testplanung: Erstellen Sie einen detaillierten Plan, der alle Funktionen und Datenschutzaspekte abdeckt.
- Testdurchführung: Führen Sie die Tests gemeinsam mit dem DSB durch, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
- Datenschutzprüfungen: Überprüfen Sie Datenschutzfunktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Audit-Logs.
7. Einbindung des Betriebs- oder Personalrats: Mitarbeiter einbeziehen
Die Einführung eines neuen HR-Systems erfordert die Einbindung des Betriebs- oder Personalrats. Frühzeitige Kommunikation und Zusammenarbeit stellen sicher, dass die Interessen der Mitarbeiter berücksichtigt werden und keine Datenschutzbedenken entstehen.
Wichtige Schritte:
- Frühzeitige Information: Der Betriebsrat sollte frühzeitig über die Einführung informiert werden.
- Mitbestimmung und Verhandlungen: Der Betriebsrat sollte in die Entscheidungsprozesse eingebunden werden, um potenzielle Konflikte zu vermeiden.
8. Cloud oder On-Premise?
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Wahl zwischen einer Cloud- oder On-Premise-Lösung. Beide haben Vor- und Nachteile, besonders aus datenschutzrechtlicher Sicht:
- Cloud-Lösung: Flexibel, skalierbar, aber Abhängigkeit von externen Anbietern.
- On-Premise-Lösung: Volle Kontrolle über die Daten, aber höhere Kosten und IT-Ressourcen.
Ein DSB hilft, die datenschutzrechtlichen Aspekte beider Optionen zu bewerten und die beste Entscheidung für das Unternehmen zu treffen.
Fazit: Datenschutz als Erfolgsfaktor
Der Datenschutz sollte von Anfang an integraler Bestandteil der Einführung eines Personalverwaltungssystems sein. Die frühzeitige Einbindung eines Datenschutzbeauftragten stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden und Risiken minimiert werden. Datenschutz ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein entscheidender Faktor für das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
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22. Oktober 2024