Hinweisgebersystem im Unternehmen: So schützen Unternehmen sich und ihre Mitarbeitenden

Seit dem 2. Juli 2023 sind Hinweisgebersysteme Pflicht für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden. Fast zwei Jahre nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ziehen viele Betriebe Bilanz: Was hat sich verändert? Welche Herausforderungen gibt es? Und welchen Mehrwert bietet ein gut umgesetztes Hinweisgebersystem im Unternehmen wirklich?

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das HinSchG verpflichtet Unternehmen, sichere und vertrauliche Kanäle bereitzustellen, über die Mitarbeitende und externe Personen Missstände melden können. Ziel ist es, Hinweisgebende vor Repressalien zu schützen und Unternehmen die Möglichkeit zu geben, Fehlverhalten intern zu adressieren, bevor es zu größeren Schäden kommt.

Warum sind Hinweisgebersysteme für Unternehmen unverzichtbar?

Ein effektives Hinweisgebersystem dient nicht nur der Compliance, sondern auch als Frühwarnsystem. Es ermöglicht Unternehmen, interne Risiken frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Laut einer Studie der Association of Certified Fraud Examiners werden 40 % der Betrugsfälle durch Hinweise aufgedeckt, wobei über 50 % dieser Hinweise von Mitarbeitenden stammen. Dies unterstreicht die Bedeutung eines funktionierenden Hinweisgebersystems für ein effektives Risikomanagement .

Vorteile im Überblick:

• Frühzeitige Erkennung von Compliance-Verstößen: Unternehmen können schnell auf Missstände reagieren und Schäden minimieren.

• Stärkung der Unternehmenskultur: Eine offene Kommunikationskultur fördert Vertrauen und Integrität.

• Reduzierung von Reputationsrisiken: Durch interne Klärung von Problemen können öffentliche Skandale vermieden werden.

• Vertrauensaufbau: Mitarbeitende fühlen sich gehört und ernst genommen, was die Mitarbeiterbindung stärkt.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische, stehen vor Herausforderungen bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems:

• Unklarheit über meldewürdige Hinweise: Es besteht Unsicherheit darüber, welche Vorfälle gemeldet werden sollten.

• Hohe Hemmschwelle zur Meldung: Mitarbeitende zögern oft, Hinweise zu geben, aus Angst vor negativen Konsequenzen.

• Abgrenzung zwischen Beschwerden und Gesetzesverstößen: Unternehmen müssen lernen, zwischen allgemeinen Unzufriedenheiten und tatsächlichen Verstößen zu unterscheiden.

Eine klare Kommunikation, Schulungen und transparente Prozesse sind entscheidend, um diese Herausforderungen zu meistern.

Bestandteile eines effektiven Hinweisgebersystems

Ein funktionierendes Hinweisgebersystem im Unternehmen sollte folgende Elemente enthalten:

• Vertraulichkeit: Schutz der Identität der Hinweisgebenden.

• Zugänglichkeit: Einfache und verständliche Meldewege.

• Dokumentation und Reaktion: Nachvollziehbare Bearbeitung jeder Meldung.

• Unabhängigkeit: Neutrale Bearbeitung der Hinweise, intern oder extern.

• Schulung: Regelmäßige Information und Sensibilisierung der Mitarbeitenden.

Zulässige Meldekanäle

Unternehmen können verschiedene Kanäle für die Meldung von Hinweisen einrichten:

• Digitale Meldeportale: Ermöglichen anonyme und sichere Meldungen.

• Interne Vertrauenspersonen: Persönliche Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens.

• Externe Ombudspersonen: Unabhängige Stellen zur Bearbeitung von Hinweisen.

• Anonyme Briefkästen: Physische Möglichkeit zur anonymen Meldung.

Wichtig ist, dass der gewählte Kanal den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die Anonymität sowie Vertraulichkeit gewährleistet.

Rechtliche Rahmenbedingungen über das HinSchG hinaus

Neben dem Hinweisgeberschutzgesetz gibt es weitere gesetzliche Regelungen, die den Einsatz von Hinweisgebersystemen unterstützen:

• Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG): Verpflichtet Unternehmen zur Kontrolle menschenrechtlicher und ökologischer Risiken in der Lieferkette.

• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Schutz vor Diskriminierung – Hinweisgeber können Missstände melden.

• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Unterstützt Mitbestimmung und die Beteiligung von Mitarbeitenden an innerbetrieblichen Prozessen.

Diese gesetzlichen Vorgaben zeigen deutlich, dass Hinweisgebersysteme nicht nur eine Pflicht sind, sondern auch unternehmerische Verantwortung und Schutz bieten.

Erfahrungen aus der Praxis

Unsere Erfahrung bei Konzept17 zeigt: Unternehmen, die ein Hinweisgebersystem aktiv betreiben, erhalten durchschnittlich 2–3 relevante Hinweise pro Jahr. In Einzelfällen sind es auch deutlich mehr – gerade in dezentral organisierten Unternehmen mit vielen Standorten.

Meldungen reichen von gravierenden Vorfällen wie Mobbing, Datenschutzverstößen oder Unterschlagung bis zu Hinweisen auf unklare Prozesse, unzureichende Qualifikation oder schlechtes Führungsverhalten.

Besonders erfolgreich sind Systeme, die digital leicht zugänglich sind und durch Führungskräfte aktiv unterstützt werden.

Fazit: Ein Hinweisgebersystem im Unternehmen ist Pflicht und Chance zugleich

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung – es ist eine echte Chance. Ein gut strukturiertes Hinweisgebersystem im Unternehmen trägt dazu bei, Risiken zu reduzieren, Vertrauen aufzubauen und die Unternehmenskultur nachhaltig zu verbessern.

Unternehmen, die jetzt handeln, profitieren doppelt: Sie erfüllen rechtliche Anforderungen und etablieren gleichzeitig ein Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung.

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5. Juni 2025