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3 Punkte beim E-Mail-Versand beachten

Wer beim Versand von E-Mails einfach auf „Senden“ klickt, kann im schlimmsten Fall Bußgelder und/oder finanziellen Schaden verursachen, wenn die enthaltenen, schutzwürdigen Informationen an die falschen Empfänger geraten.

Wir haben Ihnen hier drei wichtige Punkte zusammengestellt, um Datenschutzverletzungen beim Versand von E-Mails zu vermeiden:

1. Vorsicht bei E-Mail-Verteilern:

Der Einsatz von E-Mail-Verteilern kann im Eifer des Gefechts zu Datenschutzverstößen führen.

Hier ist Vorsicht geboten: E-Mail-Adressen sind als personenbezogene Daten einzustufen, da sich diese häufig aus Vor- und Nachnamen zusammensetzen. Setzen Sie diese ins An- oder CC-Feld, sind sie für alle Empfänger der Nachricht ersichtlich. Da eine Übermittlung von personenbezogenen Daten nur auf Basis einer entsprechenden gesetzlichen Rechtsgrundlage oder der Einwilligung des Adresseninhabers zulässig ist, stellt dies einen Datenschutzverstoß dar, da diese üblicherweise beim Versand von E-Mails nicht vorliegt.

2. Empfänger überprüfen und BCC nicht vergessen

Besonders bei E-Mail-Verteilern und externen E-Mail-Empfängern ist darauf zu achten, dass die BCC-Funktion (Blindkopie) verwendet wird. Dadurch lässt sich verhindern, dass alle Empfänger die Namen der anderen Empfänger sehen können.

3. Verschlüsselung:

Beim Versand von sensiblen Daten sollten Sie darauf achten, eine entsprechende Verschlüsselung einzusetzen.

Sowohl die Internetverbindung als auch die E-Mail-Kommunikation sollten durch technische Maßnahmen wie Virenscanner, Firewall, Verschlüsselung und VPN-Datenübertragung geschützt werden. Techniken für eine Verschlüsselung, wie TLS oder S/MIME sind hier üblich. Hinter TLS (Transport Layer Security) ist eine Technologie für die Transportverschlüsselung zwischen dem sendenden und empfangenden Rechner bzw. Server. S/MIME ist eine Technologie, die den Inhalt der E-Mail, aber nicht den Empfänger und das Versanddatum verschlüsselt.

Eine Kombination aus TLS und S/MIME sorgt hier grundsätzlich für ein ausreichend hohes Schutzniveau.

Sollten Sie zu diesem oder anderen Themen Fragen haben oder Unterstützung benötigen, nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

31. Mai 2022

 

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