Nachweisen = Kopie?

Ob reguläres Unternehmen oder öffentliche Einrichtung, immer wieder gibt es rechtliche Verpflichtungen, etwas nachzuweisen.

So macht sich ein Arbeitgeber z.B. nach § 21 Abs. 1 des Straßenverkehrsgesetz (StVG) strafbar, wenn er als Halter einen Mitarbeiter ohne gültige Fahrerlaubnis fahren lässt bzw. dies anordnet. Der Arbeitgeber hat daher sogar die Pflicht, Führerscheinkontrollen durchzuführen und das Ergebnis nachzuweisen.

Auch Kindergärten und Schulen müssen z.B. einen Impfschutz gegen Masern bei den Kindern und in der Institution tätigen Personen laut dem Masernschutzgesetz nachweisen.

Eine schnelle Kopie zu den Akten und der Nachweis ist vollbracht.

Ja, aber…

Man kann ein Gesetz einhalten und trotzdem gegen ein anderes verstoßen. Denn auch im Kontext mit anderen Gesetzen gilt die DSGVO. Der Datenschutz verbietet nicht das Nachweisen, denn die Verarbeitung entsprechender personenbezogener Daten ist explizit nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erlaubt, weil das Befolgen der zutreffenden Gesetze eine rechtliche Verpflichtung ist.

Dann ist doch alles in Ordnung? Nicht ganz…

Es gibt auch den Art. 5 Abs. 1 lit c DSGVO. Dieser gebietet Datenminimierung. Personenbezogene Daten dürfen nur für den Zweck in angemessener Weise und für die Verarbeitung erforderlichen Umfang erhoben werden. Kurz: Nur das, was explizit benötigt wird!

Ein Führerschein oder Impfpass enthält neben der eigentlichen Angabe (darf Fahren bzw. hat Impfung X) noch viele weitere Angaben, welche nicht relevant sind und sogar potenziell gefährlich sind. Gepostete Fotos von Impfpässen nach Corona-Schutzimpfungen führten z.B. dazu, dass andere Personen die Daten nutzen, um eine erfolgte Impfung vorzutäuschen und die geimpfte Person keinen digitalen Impfnachweis erhielt.

Wie weise ich es dann nach?

Es werden regelmäßige Kontrollen durchgeführt. Das Vorhandensein des Führerscheins (empfohlen wird wenigstens 2x im Jahr) geprüft und in einer Liste vermerkt, dass dieser vorgelegt wurde.

Bei erforderlichen Impfnachweisen ist das Vorgehen mit einer Bestätigung mittels Unterschrift, dass ein entsprechender Nachweis vorgelegt wurde, sogar noch besser. Die Impfung kann nicht schon am nächsten Tag dadurch verloren gehen.

Auch hier gibt es Details zu beachten wie z.B., dass Sie nichts bestätigen sollten, was Sie nie im Original gesehen haben.

Sollten Sie Fragen zum Thema Nachweispflichten haben, oder Sie Hilfe bei der Umsetzung der DSGVO benötigen, so stehen wir, das Team der Konzept 17 GmbH, Ihnen als erfahrener Experte mit Rat und Tat zu Seite. Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf.

21. Oktober 2021