Personalfragebogen und Datenschutz: Was Arbeitgeber wissen müssen

Der Personalfragebogen, auch bekannt als Personalbogen, Einstellungsbogen oder Onboarding-Formular, ist ein unverzichtbares Werkzeug in der Personalabteilung. Er hilft Arbeitgebern, systematisch wichtige Mitarbeiterdaten zu erfassen und zu verarbeiten. Doch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt klare Anforderungen an die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere den Grundsatz der Datensparsamkeit.

Warum Datensparsamkeit wichtig ist

Die DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten nur in dem Umfang erhoben und verarbeitet werden, wie es für den jeweiligen Zweck notwendig ist. Arbeitgeber sollten daher regelmäßig überprüfen, ob ihr Personalfragebogen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Werden mehr Daten abgefragt, als tatsächlich benötigt werden? Welche Fragen sind zulässig, und welche sollten vermieden werden?

Zulässige Fragen im Personalfragebogen

Einige Fragen im Personalfragebogen sind notwendig und zulässig, um die gesetzliche und betriebliche Verwaltung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Dazu gehören:

• Persönliche Angaben wie Name, Vorname und Anschrift
• Sozialversicherungsnummer und Steuer-Identifikationsnummer
• Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr
• Hauptarbeitsverhältnis oder Nebenarbeitsverhältnis
• Letzter Schulabschluss, berufliche Ausbildung oder Studium

Unzulässige Fragen und Alternativen

Einige Informationen, die oft abgefragt werden, sind möglicherweise überflüssig, wenn bereits andere Daten vorliegen. Beispielsweise sind Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Geschlecht oder Staatsangehörigkeit unnötig, wenn die Sozialversicherungsnummer bereits angegeben wurde. Diese Nummer enthält bereits viele dieser Informationen verschlüsselt.

Sozialversicherungsnummer: Mehr als nur eine Nummer

Die Sozialversicherungsnummer enthält wichtige Informationen wie das Geburtsdatum und das Geschlecht. Sie besteht aus 11 Zahlen und einem Buchstaben, die Auskunft über den Rentenversicherungsträger, das Geburtsdatum, den Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens und das Geschlecht geben. Arbeitgeber sollten diese Daten effizient nutzen und unnötige Fragen vermeiden.

DSGVO und Informationspflichten

Gemäß Artikel 13 DSGVO müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter oder Bewerber über die Erhebung und Verarbeitung ihrer Daten informieren. Ein veralteter Personalbogen, der mehr Daten abfragt als nötig, könnte gegen diese Vorgaben verstoßen.

Sind Sie unsicher, ob Ihr Personalbogen datenschutzkonform ist? Kontaktieren Sie uns, und wir helfen Ihnen gern weiter.

Tel.: 04621 5 30 40 50

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3. Januar 2022