Datenschutz im Arbeitsverhältnis: So gehen Sie sicher mit personenbezogenen Daten um

Die meisten Beschäftigten haben täglich mit personenbezogenen Daten zu tun. Im Laufe eines Beschäftigungsverhältnisses sammeln sich zahlreiche Daten an, von Bewerbungsunterlagen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu E-Mails und Zeugnissen. Doch wie gehen Sie richtig mit diesen sensiblen Informationen um, insbesondere wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Datenschutzrechtliche Grundsätze

Als Verantwortlicher sind Sie verpflichtet, datenschutzrechtliche Regelungen einzuhalten und personenbezogene Daten sicher aufzubewahren. Laut Artikel 5 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies trifft oft zu, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Ausnahmen bei der Löschung

Beim Austritt eines Mitarbeiters dürfen dessen Daten jedoch nicht sofort gelöscht werden. Gemäß Artikel 17 Abs. 3 DSGVO können Aufbewahrungsfristen oder andere rechtliche Pflichten eine sofortige Löschung verhindern. Daten dürfen weiterhin verwendet werden, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Spezifische betriebliche Regelungen

Zusätzlich zu gesetzlichen Vorgaben können auch betriebliche Aufbewahrungs- oder Löschpflichten bestehen. Diese Betriebsvereinbarungen dürfen jedoch nicht von den Vorgaben der DSGVO abweichen. Regelungen, die eine unbegrenzte Speicherung personenbezogener Daten erlauben, sind unwirksam; es gelten die allgemeinen Bestimmungen aus Artikel 17 DSGVO.

Sollten Sie noch keinen Datenschutzbeauftragten benannt haben oder Handlungsbedarf sehen, stehen wir Ihnen als externer Datenschutzbeauftragter zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!

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1. September 2021