Jahresabschlussbericht des Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen, Ihre öffentliche Stelle oder Ihren Verein bestellt haben, sollten Sie auch sicherstellen, dass Sie jährlich einen Tätigkeitsbericht von ihm erhalten. Doch warum ist ein solcher Bericht überhaupt notwendig, und was sollte er enthalten?

Warum ein Tätigkeitsbericht wichtig ist 

Obwohl weder das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) noch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine explizite Verpflichtung zur Erstellung eines Tätigkeitsberichts durch den Datenschutzbeauftragten vorsehen, gibt es dennoch gute Gründe, warum ein solcher Bericht sinnvoll ist. Er dient als Nachweis dafür, dass der Datenschutzbeauftragte seine Aufgaben gemäß Artikel 39 DSGVO erfüllt hat, insbesondere die Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen.

Gesetzliche Grundlagen und die Rolle des Datenschutzbeauftragten

Die DSGVO verpflichtet zwar die Aufsichtsbehörden gemäß Artikel 59, jährlich einen Tätigkeitsbericht zu erstellen, jedoch gilt diese Verpflichtung nicht direkt für Datenschutzbeauftragte. Trotzdem ist es für die Geschäftsleitung und den Datenschutzbeauftragten zielführend, zumindest einmal jährlich den Status Quo des Datenschutzes in der Organisation zu dokumentieren.

Inhalt eines Jahresabschlussberichts des Datenschutzbeauftragten

Ein solcher Bericht sollte einen umfassenden Überblick über die Datenschutzmaßnahmen und den Status des Datenschutzmanagements der Organisation geben. Ein gut strukturierter Bericht enthält mindestens folgende Punkte:

• Strukturelle Form des Unternehmens: Übersicht über Mutter- und Tochtergesellschaften sowie datenschutzrelevante vertragliche Regelungen.
• Auditierungen: Dokumentation durchgeführter Datenschutz-Audits.
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Aktueller Stand des Verzeichnisses.
• Handlungsempfehlungen: Empfehlungen des Datenschutzbeauftragten zur Verbesserung des Datenschutzes.
• Datenschutzmaßnahmen: Implementierte Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIA): Nach Artikel 35 DSGVO durchgeführte Bewertungen.
• Datenschutzverletzungen: Bericht über etwaige Vorfälle nach Artikel 33 DSGVO.
• Datenschutzverträge: Status von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV), Joint Controllership Agreements, und Standardvertragsklauseln.
• Webseitenanalysen: Prüfung der Datenschutzkonformität von Webseiten.
• Ausblick: Planung und Ziele für das kommende Jahr.

Nutzen des Tätigkeitsberichts

Ein jährlicher Tätigkeitsbericht bietet mehrere Vorteile: Er gibt dem Verantwortlichen einen Überblick über den aktuellen Stand des Datenschutzes in der Organisation, dient als Nachweis für die Erfüllung der Pflichten des Datenschutzbeauftragten und ermöglicht es, den Fortschritt des Datenschutzmanagements über die Jahre hinweg zu verfolgen.

Haben Sie noch keinen Jahresabschlussbericht von Ihrem Datenschutzbeauftragten erhalten? Kontaktieren Sie uns – wir unterstützen Sie gerne!

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22. Dezember 2021