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Abwesenheitsnotiz im E-Mail Programm

Eine automatische Abwesenheitsnotiz informiert Ihre E-Mail-Kontakte über Ihre Abwesenheit, egal ob Sie im Urlaub, auf Dienstreise o.ä. sind. Dadurch weiß der Absender, wann er mit einer Bearbeitung seiner E-Mail rechnen kann. Für dringliche Angelegenheit kann ein Vertretungskontakt angegeben werden, sodass diese E-Mails zeitnah bearbeitet werden können.

Haben Sie sich schon mal Gedanken darüber gemacht, welche Auswirkungen eine falsche oder gar eine fehlende Abwesenheitsnotiz bei Outlook für Ihr Unternehmen haben kann?

Wichtige Geschäfts-E-Mails, Bewerbungen oder auch Fristen könnten durch eine fehlende Abwesenheitsnotiz schnell übersehen werden.

Aber auch ein Datenschutzvorfall oder ein Auskunftsersuchen eines Betroffenen könnte bei Ihnen eingehen und Sie verpassen die Frist zur Beantwortung, denn der Versender geht durch die fehlende Abwesenheitsnotiz von dem „rechtzeitigen“ Eingehen der E-Mail bei Ihnen aus. Dies könnte für das Unternehmen einen erheblichen Schaden verursachen.

Wie gestalte ich eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz sollte einfach geschrieben sein. Beachten Sie außerdem folgendes: Auch Abwesenheitsnotizen sind geschäftliche E-Mails. Daher sollte sie wie jede reguläre E-Mail im Namen des Unternehmens professionell verfasst werden. Hier die notwendigsten Aspekte:

  • Professionelle Anrede
  • Dank für die Nachricht
  • Abwesenheitsinformation (ohne Details, warum Sie abwesend sind)
  • Angabe bis wann Sie abwesend sein werden
  • Hinweis, ob Nachrichten von einer anderen Stelle beantwortet werden
  • Falls nicht, an wen kann man sich stattdessen wenden? (Name, E-Mail-Adresse/Telefonnummer)
  • Signatur

Ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum TT/MM/JJJ leider nicht erreichbar. In der Zwischenzeit ist es mir nicht möglich, Ihre Nachricht zu beantworten.

Sollten Sie ein dringendes Anliegen haben, nehmen Sie gern Kontakt zu meinem Kollegen Herrn X / zu meiner Kollegin Frau Y auf. Sie erreichen Herrn X / Frau Y unter der Telefonnummer: 0123/456789 oder per E-Mail: xxx.xxx@firma.de.

Mit freundlichen Grüßen
Name & SIGNATUR“

Benötigen Sie Unterstützung zu diesem oder einem anderen Thema im Bereich Datenschutz, stehen wir, die Konzept 17 GmbH, gern zur Verfügung. Nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf!

29. Oktober 2021

 

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