Digitale Unterschrift – Alles Wichtige zur eSignatur und ihrer rechtlichen Bedeutung
Arbeiten Sie oder Ihr/e Prokurist/in im Home-Office? Dringende Geschäftsprozesse warten auf fällige Unterschriften? Mit digitalen Unterschriften können Sie Workflows vereinfachen und Zeit sowie Kosten sparen. Doch es gibt Unterschiede zwischen dem Einscannen von Unterschriften, dem Unterschreiben auf einem Tablet und der eSignatur als EES, FES oder QES.
Rechtssicherheit bei digitalen Unterschriften
Digitale Unterschriften sind praktisch für Vereinbarungen, Rechnungen und Aufträge, die online unterschrieben werden sollen. Einfach ein Papier einzuscannen entspricht jedoch eher einer mündlichen Absprache. Europarechtlich hat ausschließlich die „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES) die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. In Deutschland gibt es zusätzliche Einschränkungen, beispielsweise im Familienrecht, beim Immobilienkauf oder bei Firmengründungen.
Vertrauen in die eSignatur
Eine qualifizierte eSignatur erfordert eine einmalige Identifizierung der unterzeichnenden Person bei einem „Vertrauensdienst“. Zertifizierte Anbieter finden Sie in der Trust-Liste der Europäischen Union (EUTL). In Deutschland sind beispielsweise die Deutsche Telekom und die Deutsche Post als Vertrauensdienste zertifiziert.
Datenschutz und digitale Unterschriften
Elektronischen Dokumenten müssen Daten beigefügt werden, um Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Neben der Unterschrift werden oft Metadaten wie Ort der Unterschrift oder Zeitstempel gespeichert. In einigen Fällen werden auch biometrische Daten erfasst, beispielsweise Schreibgeschwindigkeit und Ausdrucksstärkeverlauf. Die technische Sicherheit der Verarbeitung muss besonders hoch sein.
Authentizität und Integrität sicherstellen
Es ist essenziell, sicherzustellen, dass die Person, die unterschreibt, tatsächlich diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Die Identifikation muss eindeutig feststellbar sein, etwa durch ein Zertifikat. Daten sollen unverfälscht und unverändert ankommen, was durch aufwendige Verschlüsselung und zusätzliche Zeitstempel gewährleistet wird.
Datenschutz-Tipps
Vergessen Sie nicht, die digitale Unterschrift in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen! Für den Nachweis einer Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann eine einfache digitale Unterschrift auf einem Tablet ausreichend sein.
Benötigen Sie Unterstützung? Das Team der Konzept 17 GmbH steht Ihnen zur Verfügung. Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt mit uns auf.
Tel.: 04621 5 30 40 50
E-Mail: mail@konzept17.de
7. November 2021
