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Autovervollständigung in Microsoft Outlook

Machen wir uns nichts vor, die Bürowelt ist um ein Vielfaches schneller geworden als z.B. noch in den 70-er oder 80-er Jahren. Wo es früher doch eher gemütlich in den Büros dieser Welt zuging, ist durch den Einzug von Personal-Computern auch die Schnelligkeit eingezogen, mit der heute Mails beantwortet werden. Brauchte es früher ein paar Tage, bis ein Brief vom Absender bis zum Empfänger und zurück gelangte, genügen heute nur wenige Mausklicks und die Informationen sind ausgetauscht. Und hier liegt auch die Falle.

Stress, Termindruck, gepaart mit einem hohen Aufkommen an zu bearbeitenden Mails und schon ist es passiert ­– eine Mail wird an den falschen Empfänger versandt. Doch wie kann das passieren?

Ein häufiger Grund hierfür ist die Autovervollständigungsfunktion bei Microsoft Office.

Wir haben festgestellt, dass sich die Meldungen über fehlgeleitete E-Mails, bedingt durch die Autovervollständigungsfunktion von MS-Office, stark angestiegen sind.

Doch was ist hier genau das Problem?

Ein Fehlversand einer Mail liegt vor, wenn die E-Mail an einen falschen Empfänger geht. Das Problem hierbei ist, dass die Mehrzahl der E-Mails heutzutage immer noch unverschlüsselt versendet wird, wodurch dem falschen Empfänger ggf. personenbezogene Daten unbefugt offengelegt werden. Zwar bieten Mailprogramme, wie z.B. Microsoft Outlook, eine Rückholfunktion für E-Mails an, doch diese ist nur selten effektiv. In den allermeisten Fällen bleiben die Mails trotzdem in dem Postfach, in das sie versehentlich zugestellt wurden. Der Empfänger entscheidet nämlich selbst, ob sein Postfach Mails, die zurückgerufen werden, tatsächlich „zurückgibt“. Der Versender kann sich auf die Rückholfunktion nicht verlassen.

Wichtig ist es, die Mitarbeitenden hier zu sensibilisieren, dass diese vor dem Versenden die eingetragenen E-Mail-Adressen noch einmal sorgfältig überprüfen. Nicht, dass die Autovervollständigung z.B. aus maxmustermann(at)abc.de vielleicht maxmustermann(at)abx.de gemacht hat. Hier gilt es, trotz der Hitze des Tagesgeschäfts, einen kühlen Kopf zu bewahren und die Eingaben genau zu prüfen. Sollte dies alles nicht helfen, dann bleibt eigentlich nur noch die Autovervollständigung in MS-Office abzuschalten.

Fazit

Beim Versenden von E-Mails können viele Fehler gemacht werden, wodurch ggf. personenbezogene Daten einer unbefugten Person offengelegt werden. Dies führt unter Umständen zu einer meldepflichtigen Datenpanne. Hier helfen nur Arbeitsanweisungen und Mitarbeiterschulungen, die immer wieder mögliche Fehler erklären und aufzeigen, wie sie sich vermeiden lassen.

Sollten Sie hierbei Unterstützung benötigen, so stehen wir, die Konzept 17 GmbH, gerne zur Verfügung. Nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf!

4. Februar 2022

 

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