Personalfragebogen und Datenschutz

Unter verschiedenen Namen bekannt unterstützt der Personalfragebogen, Personalbogen, Einstellungsbogen oder das Onboarding-Formular den Arbeitgeber bei der systematischen Erhebung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten und ist daher in kaum einer Organisation wegzudenken.
Der Personalfragebogen fragt eine Vielzahl von Informationen ab, die scheinbar im Bewerbungs- und Einstellungsprozess benötigt werden.

Nun fordert die DSGVO jedoch Datensparsamkeit – personenbezogene Daten müssen, dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. Es gilt also der Grundsatz: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Haben Sie geprüft, ob Ihr Personalbogen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht? Holen Sie vielleicht mehr Informationen Ihrer Arbeitnehmer ein als Sie benötigen? Und welche Fragen sind überhaupt zulässig und welche nicht?

Welche Fragen dürfen Sie stellen?

• Persönliche Angaben wie Name, Vorname und Anschrift
• Sozialversicherungsnummer und Steuer-Identifikationsnummer
• Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr
• Hauptarbeitsverhältnis / Nebenarbeitsverhältnis
• Schulabschluss, berufliche Ausbildung oder Studium zum jeweils letzten Stand

Welche Fragen sollten Sie lieber nicht stellen?

Wussten Sie, dass wenn Ihnen beispielsweise die Sozialversicherungsnummer vorliegt, dass Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Angaben zum Geschlecht oder der Staatsangehörigkeit überflüssig werden?

Erst bei fehlender Sozialversicherungsnummer sollten Sie die entsprechenden Informationen direkt anfragen.

Woraus ergibt sich diese Information?

Die Sozialversicherungsnummer besteht aus 11 Zahlen und einem Buchstaben.

Die ersten beiden Ziffern stehen für den Rentenversicherungsträger, im Anschluss lässt sich das Geburtsdatum sowie der Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens entnehmen. Die nächsten zwei Ziffern repräsentieren das Geschlecht und die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer.

Wir empfehlen Ihnen daher, einen entsprechenden Hinweis zum Ausfüllen.

Abschließend sollten Sie bedenken, dass Sie gemäß Artikel 13 DSGVO den Bewerber oder zukünftig Angestellten über die Erhebung und Verarbeitung seiner Daten informieren müssen.

Sollten Sie einen veralteten Personalbogen nutzen oder unsicher sein, ob Ihr Personalbogen datenschutzkonform ist, dann treten Sie mit uns, der Konzept 17 GmbH, in Kontakt. Wir unterstützen Sie gern bei der Umsetzung.

3. Januar 2022