Ist Home-Office im Einklang mit Datenschutz möglich?

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Wenn Firmendaten in die Privatwelt gelangen.

Der Trend zum Home-Office steigt, ca. 40% aller Firmen setzen mittlerweile auf Home-Office, und es werden ständig mehr. Vielleicht haben auch Sie schon überlegt, Home-Office für Ihre Mitarbeiter einzuführen. Aber Vorsicht – springen Sie nicht unvorbereitet auf den fahrenden Zug. Hier lauern Datenschutz-Fallen, in die Sie schnell hineintappen könnten.
Stellen Sie sich dafür nachfolgende Szenarien vor:

Szenario 1:

Ihr Mitarbeiter arbeitet von zu Hause aus für Ihr Unternehmen. Die Sonne scheint, er sitzt auf der Terrasse und telefoniert mit einem wichtigen möglichen Neukunden. Es geht um ein interessantes Angebot, und die Gesprächspartner tauschen Produktinformationen, detaillierte Kalkulationen und Kontaktdaten aus.
Was Ihr Mitarbeiter nicht weiß: Hinter der Hecke auf dem Nachbarsgrundstück steht seine Nachbarin und hört das gesamte Gespräch mit. Wie der Zufall es will, ist diese Nachbarin zufällig die Schwiegermutter Ihres direkten Mitbewerbers. Schade, denn nun hat Ihr Mitbewerber wichtige Informationen, die Sie nicht haben …

Szenario 2:

Ihre Mitarbeiterin erstellt im Home-Office eine wichtige Präsentation für ein neues innovatives Produkt. Zur Mittagszeit holt Sie kurz Ihre 5-jährige Tochter aus dem Kindergarten ab und kümmert sich dann um das Mittagessen. Während Ihre Mitarbeiterin in der Küche mit dem Essen beschäftigt ist, findet die kleine Tochter die Präsentation und freut sich, dass Sie tolles Malpapier gefunden hat. Sie malt ein buntes Bild und nimmt es am nächsten Tag der Kindergärtnerin als Geschenk mit. Diese bedankt sich für das Bild, betrachtet neugierig die Rückseite und ruft erfreut ihren Bruder an, der gerade neue Ideen für sein Start-up-Unternehmen sucht …

Dies sind nur zwei fiktive Szenarien – doch so oder ähnlich läuft es häufig bei unkontrolliertem Home-Office. Auch aus diesem Grund braucht Home-Office eine sorgfältige Planung und Vorbereitung.

Ohne Konzept und Sensibilisierung stehen Ihre Mitarbeiter allein vor den organisatorischen und technischen Herausforderungen des Home-Office und können für das Unternehmen folgenschwere Fehler verursachen. Im schlimmsten Fall gehen personenbezogene Daten verloren und die damit verbundene meldepflichtige Datenschutzverletzung bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde kann Sie bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Vorjahresumsatzes kosten.

Wenn Sie sich also entscheiden, in Ihrem Unternehmen Home-Office einzuführen, dann binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten so früh wie möglich ein, damit er Ihnen bei der datenschutzkonformen Umsetzung zu Hand gehen kann. Sie haben keinen Datenschutzbeauftragten? Sie benötigen Hilfe bei der datenschutzkonformen Einführung von Home-Office?Dann helfen wir, die Konzept 17 GmbH, Ihnen unkompliziert weiter.

 

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